Обязательное закрытие счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на отчётную дату не предусмотрено. 2

На каждую отчётную дату необходимо проверять правомерность отражённых на счёте сумм. 2 При наличии оснований со счёта списывают числящиеся на нём суммы: на виновных лиц либо на прочие расходы. 2

Некоторые ситуации, в которых происходит закрытие счёта 94:

• Недостача в пределах норм естественной убыли. 14 В этом случае сумму списывают в дебет счетов учёта затрат (20, 25, 26, 44). 4
• Недостача сверх норм естественной убыли, а также недостача ТМЦ, для которых такие нормы не утверждены. 4 Если виновное в возникновении недостачи лицо установлено, то сумма взыскивается с него. 4 Если виновное лицо не установлено (или суд отказал во взыскании), то сумма списывается в прочие расходы (субсчёт 91-2). 4
• Недостача из-за стихийного бедствия, аварии и другой чрезвычайной ситуации. 5 Причина списания должна подтверждаться документом о наличии последствий именно чрезвычайной ситуации. 5
• Недостача при невозможности установить виновника. 5 Недостача ТМЦ относится на расходы с приложением документа об отсутствии виновных лиц. 5

Перед закрытием счёта устанавливается недостача и выявляются причины, которые привели к несоответствию между фактическим количеством товаров и значениями в учётной документацией. 3