Возможно, имелись в виду понятия «подотчётные суммы» и «авансовый отчёт».

Подотчётные суммы — это деньги, которые выдают подотчётным лицам для оплаты расходов в интересах выдавшей их организации. 1 Обычно такие суммы выдают на покупку товаров, оплату услуг или на командировочные расходы. 2 За потраченные деньги подотчётное лицо должно отчитаться: сдать авансовый отчёт и вернуть неизрасходованные деньги работодателю. 2

Авансовый отчёт — это документ, который нужен сотрудникам, получающим деньги компании или ИП под отчёт. 2 К примеру, на командировку или покупку канцелярии в офис. 2

Таким образом, разница между понятиями в том, что подотчётные суммы — это сами деньги, а авансовый отчёт — это документ, который подтверждает расходы подотчётного лица и позволяет учесть эти траты. 12