Как работает система документооборота во внешней торговле?

Возможно, имелась в виду система внешнего электронного документооборота (ЭДО) во внешней торговле. habr.com kontur.ru

Процесс работы: habr.com

1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учётной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором. habr.com
2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключённой к сервису собственной программе. habr.com
3. Площадка фиксирует данные о документе. habr.com
4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию. habr.com

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. habr.com В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде потерять документ или не получить его невозможно. habr.com

Некоторые преимущества ЭДО:

• Сокращение трудозатрат. kontur.ru Документ перемещается между подписантами онлайн, сотрудники не относят его в другое подразделение лично. kontur.ru
• Уменьшение расходов. kontur.ru Сокращаются затраты на канцелярию и копировальную технику, доставку документов. kontur.ru
• Снижение рисков штрафов. kontur.ru Электронные первичные документы проще систематизировать и контролировать, поэтому вероятность получить штраф меньше. kontur.ru
• Экономия места. kontur.ru Не нужно выделять помещение для бумажного архива, приобретать собственный сервер. kontur.ru
• Ускорение процессов. kontur.ru Документы подписывают онлайн, передача файла занимает пару секунд. kontur.ru
• Прозрачность. kontur.ru Действия с документом фиксируются, статус виден в режиме реального времени. kontur.ru