Сканирование документов часто считается более безопасным вариантом хранения информации, потому что позволяет обеспечить высокий уровень защиты данных и конфиденциальность информации в электронном виде. 2

Некоторые причины:

• Возможность установить доступ к конфиденциальной информации. 1 Также можно создать резервное копирование данных для предотвращения потерь. 1
• Использование современных софтверных и аппаратных решений. 4 Они помогают обезопасить документы от несанкционированного доступа или утери. 4 Например, системы управления печатью и сканированием обеспечивают различные политики доступа и использование технических средств авторизации сотрудников, контролируют маршрутизацию отсканированного документа, ведут учёт попадающим в систему документам. 4

Кроме того, при организации бумажного архива большую сложность представляют документы нестандартного размера — таблицы, карты, чертежи, книги и т. д.. 2 Оцифровка и перевод информации в электронный вид позволяет избежать порчи и потери документов. 2