При написании объяснительной записки рекомендуется:

1. Указать общие данные. 4 В верхней части записки нужно указать, на чьё имя она составляется (должность и ФИО руководителя). 4 Дополнительно можно указать реквизиты организации: наименование, ИНН, адрес. 4 Также следует указать Ф. И. О. составителя документа, вместе с должностью и подразделением, в котором работает автор объяснительной записки. 4 Ещё к общим данным относится заголовок документа. 4
2. Написать описательную часть. 4 После общих данных нужно описать причины и обстоятельства события, по которому составляется объяснительная записка. 4 Описывать необходимо от первого лица. 4 В описательной части нужно избегать эмоций и субъективных оценок: описывать только факты и события, которые могут быть подтверждены. 4
3. Поставить дату и подпись. 24 В конце документа, после описания событий и их причин, на последней строке указывается дата составления документа и подпись составителя. 4

Также к объяснительной записке можно приложить подтверждающие документы. 24 Они оформляются в виде приложений: полный список составляется в нижней части документа. 4

Единой установленной законом формы для объяснительной нет, она может зависеть от ситуации. 3