Система кадрового учёта на крупных предприятиях может работать следующим образом:

1. Ведение кадрового учёта сотрудниками смежных отделов. 2 Это может быть секретарь, бухгалтер, юрист. 2 Преимуществом такой формы является экономия средств, а недостатком — ошибки, возникающие из-за незнания специфики трудового права. 2
2. Создание отдела кадров или приём штатного специалиста по кадрам. 2 Такая форма организации позволяет руководителю наладить работу кадровой службы в соответствии со своими требованиями и самому контролировать выполнение сотрудниками должностных обязанностей. 2
3. Передача постановки кадрового учёта на аутсорсинг. 2 Специализированная компания полностью или частично решает вопросы по организации и ведению кадрового учёта. 2 Преимуществами данного решения являются организация кадрового учёта в соответствии с актуальными требованиями трудового законодательства, а также надёжная защита от ошибок, способных привести к административным нарушениям и штрафам. 2

Некоторые задачи системы кадрового учёта на крупных предприятиях:

• оформление внутренних нормативных актов — приказов о приёме на работу, перемещениях сотрудников, отпусках, переводах на другие должности, наказаниях и поощрениях, увольнении; 2
• формирование оптимальной штатной структуры; 2
• учёт рабочего времени; 2
• ведение документооборота по работе с персоналом, по охране труда и по воинскому учёту; 2
• проведение аттестации сотрудников; 2
• подбор персонала; 2
• организация учёта персональных данных; 2
• обеспечение сохранности кадровой документации; 2
• составление и своевременное предоставление кадровой отчётности в налоговую инспекцию, в органы статистики и в пенсионный фонд; 2
• соблюдение требований действующего трудового законодательства; 2
• участие в разрешении трудовых споров. 2

Для автоматизации кадрового учёта на крупных предприятиях используются специальные программы, например, «1С: зарплата и управление персоналом 8». 5 Они позволяют планировать потребность в персонале, вести подбор кадров, рассчитывать зарплаты и налоги, оформлять командировки, стажировки, аттестацию и другие кадровые процедуры. 5