При подписании письма рекомендуется:

• Указать наименование должности подписанта, его инициалы и фамилию. 1 Если на письмо ставится печать, она не должна перекрывать подпись. 1
• Выбрать заключительную форму вежливости. 2 Она зависит от того, насколько хорошо вы знакомы с адресатом. 2 Например, подпись «с уважением» в официальном письме имеет нейтральный характер. 2 Если нужно акцентировать на чём-то внимание партнёра или ещё раз напомнить ему о просьбе, можно использовать сдержанные фразы: «Искренне Ваш», «С искренним уважением», «С наилучшими пожеланиями». 2
• Поместить завершающую форму вежливости в конце текста. 2 Её помещают на одной вертикали с датой, по правой стороне. 2 От основного текста фразу отделяют два-три интервала. 2

Если сообщение оформлено на должностном бланке или имеет частный характер, название должности и расшифровку подписи не ставят. 2