Для правильного перевода компании на электронный документооборот (ЭДО) необходимо выполнить следующие шаги: 3

1. Оценить текущее состояние документооборота. 4 Нужно посмотреть, как проходит работа с документами на бумаге: кто согласовывает и подписывает, в какой последовательности, есть ли задержки в процессе и на каком этапе. 4
2. Получить электронную цифровую подпись (ЭЦП). 34 Сотрудникам, которые согласовывают и утверждают документы, необходимо выпустить квалифицированные электронные подписи (КЭП). 4
3. Подключиться к оператору ЭДО и выбрать способ интеграции. 4 Список аккредитованных операторов можно найти на сайте ФНС. 3
4. Создать регламент работы с ЭДО. 4 Чтобы компания могла официально вести документооборот через сервис обмена, необходимо подготовить внутренние документы — приказ о переходе на ЭДО и соответствующее положение. 4
5. Подготовить инструктаж. 4 Сотрудников, вовлечённых в документооборот, необходимо обучить новому формату работы. 4 Разработать инструкции и сценарии, а также зафиксировать возможность ЭДО в учётной политике компании. 4
6. Отправить контрагентам приглашение к электронному обмену. 4 На последнем этапе остаётся лишь пригласить поставщиков и клиентов к ЭДО. 4

Чем больше партнёров и покупателей будет подключено к электронному обмену, тем быстрее компания увидит положительный эффект от перехода на ЭДО. 4