Как обеспечить безопасность факсимильных подписей в документах?

Чтобы обеспечить безопасность факсимильных подписей в документах, рекомендуется:

• Ограничить число должностных лиц, имеющих право пользования факсимиле. www.glavbukh.ru Для этого нужно приказом руководителя организации утвердить перечень таких лиц. www.glavbukh.ru
• Разработать инструкцию по применению факсимиле. www.glavbukh.ru В ней следует указать порядок изготовления и уничтожения факсимиле, учёта, выдачи, использования и хранения, перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле, и ответственных за его хранение и использование. www.glavbukh.ru Также нужно составить подробный список документов, на которых разрешено использовать факсимильные подписи, порядок контроля за целевым использованием факсимиле и периодичность проверки (инвентаризации) факсимильных клише. www.glavbukh.ru
• Хранить клише-печать в сейфе, а её электронный вариант — на компьютере сотрудника компании. ca.kontur.ru При этом он должен записывать в журнале учёта печатей и штампов дату выдачи и возврата факсимиле. ca.kontur.ru
• Заменять факсимиле электронной подписью. ca.kontur.ru Она безопаснее факсимиле, так как защищена криптографией. ca.kontur.ru Наиболее безопасная и удобная — квалифицированная электронная подпись (КЭП), она автоматически придаёт документам юридическую силу без дополнительных условий. ca.kontur.ru

Если неправомерное использование факсимиле обнаружено, документ могут не только аннулировать, но и назначить штраф или даже привлечь к уголовной ответственности. ca.kontur.ru