Чтобы обеспечить безопасность факсимильных подписей в документах, рекомендуется:

• Ограничить число должностных лиц, имеющих право пользования факсимиле. 2 Для этого нужно приказом руководителя организации утвердить перечень таких лиц. 2
• Разработать инструкцию по применению факсимиле. 2 В ней следует указать порядок изготовления и уничтожения факсимиле, учёта, выдачи, использования и хранения, перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле, и ответственных за его хранение и использование. 2 Также нужно составить подробный список документов, на которых разрешено использовать факсимильные подписи, порядок контроля за целевым использованием факсимиле и периодичность проверки (инвентаризации) факсимильных клише. 2
• Хранить клише-печать в сейфе, а её электронный вариант — на компьютере сотрудника компании. 1 При этом он должен записывать в журнале учёта печатей и штампов дату выдачи и возврата факсимиле. 1
• Заменять факсимиле электронной подписью. 1 Она безопаснее факсимиле, так как защищена криптографией. 1 Наиболее безопасная и удобная — квалифицированная электронная подпись (КЭП), она автоматически придаёт документам юридическую силу без дополнительных условий. 1

Если неправомерное использование факсимиле обнаружено, документ могут не только аннулировать, но и назначить штраф или даже привлечь к уголовной ответственности. 1