Чтобы извиниться перед клиентом за задержку, рекомендуется:

• Признать ответственность. 1 Это даст понять, что компания разобралась в причинах и уже на пути к их устранению. 1
• Объяснить, почему возникла задержка. 13 События нужно излагать чётко и правдиво. 3 Нельзя приукрашивать или преуменьшать вину компании. 3
• Указать сроки решения проблемы. 1 Лучше сообщать приблизительные сроки с запасом: в течение двух дней, до конца недели. 1
• Предложить временное решение. 1 Например, встретить опаздывающего курьера в другом месте или выбрать похожий товар вместо отсутствующего. 1
• Рассказать о принятых мерах. 4 Так клиент поймёт, что компания проанализировала случившееся, увидела свои ошибки и сделает всё, чтобы не допустить их в будущем. 1
• Предложить компенсацию. 1 Её стоит предлагать, только если компания действительно виновата и человек потерял время, средства или упустил возможности. 1

Согласно деловому этикету, извинительное письмо клиенту пишут на фирменном бланке компании. 3